交換を自分と相手が双方でする場合と、業者に依頼する場合では必要書類の用意など、必要手続きにおいて違う点がいくつかあります。
まず両方に共通する注意点ですが、実印を用意する事、印鑑証明書類は発行から3ヶ月以内である事、新使用者の車庫証明書類が発行から1ヶ月以内で、住所と氏名が同じである事です。引越しや結婚で姓が変わるなど、違う場合は住民票と戸籍謄本が必要になります。何度か移転した場合はその都度の住民票が必要です。
そして、所有者が亡くなった場合の変更は相続扱いになるので、所轄の運輸局へ確認しながら書類を用意します。法定相続人が単独で持ち主になる場合と、数人で共同にする場合、法定相続人以外の人が持ち主になる場合があります。遺産分割協議書の用意が必要になる事があります。
大きく挙げれば除籍謄本と印鑑証明書、これは発行から3ヶ月以内のもので、ほかに委任状、車検証、申請書、自動車税申告書、印紙500円を貼り付けした手数料納付書、そして使用者の車庫証明は発行から1ヶ月以内であるものを用意します。
法定相続人でない人が使用者となる場合は、名義変更書類をそれぞれの書類で続ける、ダブル移転という作業になるので、運輸局に確認して行います。
交換前に修理を要する部分を打ち合わせする事もトラブルを避ける為大切です。手続きを進めながら行うとスムーズに作業が出来ます。
新所有者と旧所有者それぞれ本人が自分で手続きが出来る場合、必要書類は旧所有者実印がある譲渡証明書、印鑑証明書は新旧両方が発行から3ヶ月以内のものを用意、期限内の車検証、新使用者の発行から1ヶ月以内の車庫証明書、手数料納付書、自動車税・自動車取得税申告書、申請書が必要です。申請当日には必ず実印を持って行きます。
本人以外が手続きする場合、お互いの実印を押した委任状がそれぞれ必要です。業者に委託する時の必要書類は上記に比べて簡単になりますが、手数料を用意する事になります。
業者依頼の書類は、同じように、旧所有者の実印がある譲渡証明書、新旧使用者の発行から3ヶ月以内の印鑑証明書、新旧所有者の実印がある委任状、期限内の車検証、新使用者の発行から1ヶ月以内の車庫証明書（業者へ依頼する場合は不要）です。
また、新所有者と新使用者を違う名義で登録する場合は、新使用者の発行から3ヶ月以内の住民票、新使用者の認印がある委任状が必要です。未成年者が新旧所有者に含まれる時は、未成年者の発行から3ヶ月以内の戸籍謄本、両親どちらかの発行から3ヶ月以内の印鑑証明書、両親の実印がある同意書の提出を合わせてします。
